Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente, maar door een wijziging in de Gemeentewet legt het college vanaf het begrotingsjaar 2023 expliciet verantwoording af over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Dit gebeurt in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt beoogd de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren door vast te stellen dat de financiële handelingen - met een bepaalde mate van zekerheid - binnen de kaders van wet- en regelgeving hebben plaatsgevonden. Waar in voorgaande jaren de accountant een uitspraak deed over de financiële rechtmatigheid, doet nu het college zelfstandig deze uitspraak. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening en stelt vast of deze een volledig en juist beeld geeft.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft enige vertraging opgelopen. Katwijk is vroegtijdig gestart met de voorbereidingen om dit proces efficiënt te organiseren. Enkele belangrijke stappen die zijn gezet:
- In 2021 is de formele verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheid door de raad vastgesteld.
- Er is tijdige afstemming geweest met de externe accountant over de auditwerkzaamheden.
- In 2023 is het normenkader voor financiële rechtmatigheid vastgesteld en hoofdstuk 3 'Rechtmatigheidsverantwoording’ van de Financiële Verordening geactualiseerd.
- Team audit heeft de verbijzonderde interne controle (VIC) 2023 op procesniveau toegespitst op aspecten van financiële rechtmatigheid.
Het auditplan 2023-2025 is in 2023 vastgesteld door het college en de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn tijdig gestart, gericht op de financiële rechtmatigheid van 2023.
Verantwoordings- en rapportagegrens financiële rechtmatigheid
In 2023 legt het college voor het eerst expliciet verantwoording af over de naleving van de financiële rechtmatigheid. In paragraaf 4.6 van de jaarrekening is hiertoe de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Hierin heeft het college aangegeven dat het van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Iedere overschrijding op de begroting dient de gemeente op grond van de Gemeentewet aan te merken als onrechtmatig. Dit was anders in de tijd dat de accountant de rechtmatigheid controleerde. Doordat de regels veranderd zijn, worden zaken eerder als niet rechtmatig aangemerkt. We zien dat er in totaal voor bruto € 4,464 miljoen (onderdeel 1a van de verantwoording) als begrotingsonrechtmatigheid wordt aangemerkt onder de nieuwe regels. Tegelijk zijn dit afwijkingen op de begroting die vallen binnen de kaders die de raad heeft vastgesteld. Zoals in de tabel in de Rechtmatigheidsverantwoording zelf ook gemeld, zijn de begrotingsafwijkingen acceptabel en is het nettobedrag aan begrotingsonrechtmatigheid € 0.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college hanteert een grensbedrag waarboven het college rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording dient op te nemen, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves en is daarmee vastgesteld op € 2.216.330.
De raad heeft de rapportagegrens vastgesteld op afwijkingen die € 100.000 overschrijden. Dit betekent dat rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden die deze grens overschrijden, nader worden toegelicht in deze paragraaf.
Onderstaand wordt per criterium van de financiële rechtmatigheid een toelichting gegeven.
Begrotingsrechtmatigheid
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium één van de toetsingscriteria. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de financiële verordening.
Hierna worden deze categorieën begrotingsonrechtmatigheden toegelicht
Voorwaardencriterium
Uit de uitgevoerde controlewerkzaamheden op het proces aanbesteden blijkt een totale fout waarbij niet is voldaan aan de Europese aanbestedingsregels van € 1.800.894 , daarnaast is voor € 236.822 aan onduidelijkheden geconstateerd. Een aanzienlijk deel van deze onrechtmatigheden betreft doorlopende onrechtmatigheden uit vorig jaar en uit overeenkomsten die al in eerdere jaren zijn afgesloten.
Voor € 781.022 betreft dit zes overeenkomsten die vorig jaar door de verbijzonderde interne controle en de externe accountant als onrechtmatig zijn aangemerkt waarvoor in 2023 nog kosten zijn gemaakt. Er zijn negen nieuwe onrechtmatigheden, met een totale waarde van € 1.019.872 geconstateerd. Deze onrechtmatigheden betreffen:
- Acht overeenkomsten (€ 934.122) die in eerdere jaren werden gesloten, maar waarbij in 2023 de Europese drempelwaarde voor aanbestedingen werd overschreden en/of waarbij (impliciet) verlenging heeft plaatsgevonden.
- Een nieuwe overeenkomst (€ 85.750) die in 2023 werd gesloten.
De rechtmatigheidsfouten die de rapportagegrens van € 100.000 overschrijden, betreffen uitgaven voor ICT (€ 599.359), inhuur (€ 442.331) en overige kosten (€ 385.628). De oorzaken van deze afwijkingen zijn divers en omvatten mislukte aanbestedingen, groei van de organisatie wat leidde tot uitbreiding van overeenkomsten, voortzetting van overeenkomsten na het verstrijken ervan onder andere om de opgebouwde deskundigheid te behouden en een grotere afname van goederen en diensten dan vooraf werd ingeschat.
De onduidelijkheid betreft twee overeenkomsten (€ 236.822). Deze uitgaven hebben betrekking op kritische ICT-systemen om de organisatie operationeel te houden. De aanbestedingswetgeving is complex, waardoor een zorgvuldige juridische analyse noodzakelijk is. Een analyse door de juridisch adviseur heeft voor deze twee overeenkomsten uitgewezen dat er juridische argumenten zijn waardoor er mogelijk een beroep kan worden gedaan op wettelijke uitzonderingsgronden.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit is noodzakelijk om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen en te bestrijden. In het voorkomen en bestrijden van misbruik heeft de gemeente beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en bijvoorbeeld sancties. De ervaring leert dat praktijkvoorbeelden van misbruik bij gemeenten doorgaans betrekking op subsidieverstrekkingen en uitkeringen in het sociaal domein.
Op grond van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is de gemeente verplicht om de in 2023 opgelegde fraudevorderingen in het kader van de Participatiewet op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit is geen onrechtmatigheid die voorkomen had kunnen worden. De gemeente heeft juist gehandeld door onrecht ontvangen uitkeringen in 2023 terug te vorderen bij bijstandscliënten. Omdat dit een mogelijk signaal is van misbruik en oneigenlijk gebruik is de gemeente verplicht het bedrag van de in 2023 opgeboekte onverschuldigde betalingen en fraudevorderingen van € 122.228 op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording.