Rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording 2024
Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente, maar door een wijziging in de Gemeentewet legt het college vanaf het verslagjaar 2023 expliciet verantwoording af over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Dit gebeurt in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen (SiSa) op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet. De financiële rechtmatigheid omvat het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt beoogd de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren door vast te stellen dat de financiële handelingen - met een bepaalde mate van zekerheid - binnen de kaders van de voor Katwijk relevante externe en interne wet- en regelgeving hebben plaatsgevonden. Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de financiële rechtmatigheid benadrukt doordat het college zelfstandig een verantwoording over de financiële rechtmatigheid af geeft in plaats van een separaat oordeel over de rechtmatigheid van de accountant. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekeningcontrole en stelt vast of deze een getrouw (volledig en juist) beeld geeft.

Katwijk is vroegtijdig gestart met de voorbereidingen om dit proces efficiënt te organiseren:

• Er is tijdige afstemming geweest met de externe accountant over de auditwerkzaamheden op het gebied van de financiële rechtmatigheid.
• In 2024 is het normenkader voor financiële rechtmatigheid vastgesteld en hoofdstuk 3 ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ van de Financiële Verordening geactualiseerd.
• Team audit heeft de verbijzonderde interne controle (VIC) 2024 op procesniveau toegespitst op aspecten van financiële rechtmatigheid.

Het auditplan 2023-2025 is in 2023 vastgesteld door het college en de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn tijdig gestart, gericht op de financiële rechtmatigheid van 2024.

Verantwoordings- en rapportagegrens financiële rechtmatigheid
In paragraaf 4.5 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Hierin heeft het college aangegeven dat het van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.

De rechtmatigheidsverantwoording van het college hanteert een grensbedrag waarboven het college rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording dient op te nemen, omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze verantwoordingsgrens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves en is daarmee vastgesteld op € 2.602.129.

In overeenstemming met de Financiële verordening gemeente Katwijk 2024 en de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024 geeft het college in deze paragraaf een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden, voor zover deze boven de door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens van € 100.000 liggen. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Onderstaand wordt per criterium van de financiële rechtmatigheid een toelichting gegeven.

Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium één van de toetsingscriteria. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de financiële verordening.

Hierna worden deze categorieën begrotingsonrechtmatigheden toegelicht.

1a. Overschrijdingen lasten (budgetten)
Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de financiële verordening Katwijk 2024 in artikel 13 lid 4 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als ‘acceptabel’ worden geduid. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of afzonderlijk raadsbesluit.
4. De overschrijding past binnen het bestaande beleid van de raad, is toereikend toegelicht in o.a. de paragraaf begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening en had niet via een eerder raadsbesluit geautoriseerd kunnen worden.

Het uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. In de financiële verordening Katwijk 2024 is opgenomen dat het college de raad informeert over afwijkingen van minimaal € 75.000. Het totaal overschrijdingen op de taakvelden (inclusief salarislasten) kleiner dan € 75.000 komt neer op een totaalbedrag van afgerond € 225.000 en zijn in overeenstemming met de financiële verordening als acceptabel aangemerkt.

Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid personeelslasten
De personeelsbegroting is onderdeel van de programmabegroting en is tevens onderdeel van de begroting op taakveldniveau. Conform voorgaande jaren wordt ten aanzien van de personeelslasten dezelfde systematiek gehanteerd als in voorgaande jaren. Dit betekent dat de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het totale niveau van de personeelslasten in de jaarrekening ten opzichte van de geraamde (geautoriseerde) personeelslasten. Overeenkomstig artikel 13 lid 7 van de financiële verordening Katwijk 2024 wordt een overschrijding van personeelslasten op taakveldniveau passend binnen het totaal van de personeelsbegroting als rechtmatig beschouwd. Voor een nadere uiteenzetting van de afwijkingen tussen de werkelijke personele lasten en de geraamde personele lasten wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Hieruit blijkt dat het totaal van de geraamde (geautoriseerde) personeelslasten is overschreden met een bedrag van € 1.094.000. Dit bedrag is op basis van een interne analyse als acceptabele begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt.

Uit de interne analyse blijkt dat de begrotingsoverschrijdingen van de lasten op taakveldniveau zijn te classificeren onder de ‘acceptabele’ begrotingsonrechtmatigheden. Er is voor 2024 derhalve geen sprake van ‘niet-acceptabele’ begrotingsoverschrijdingen van lasten op taakveldniveau individueel groter dan de rapportagegrens van € 100.000 die in deze paragraaf nader inhoudelijk moeten worden toegelicht.

1b. Overschrijdingen investeringskredieten
Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid investeringskredieten
De investeringskredieten zijn onderdeel van de door de raad vastgestelde programmabegroting. Conform voorgaande jaren wordt ten aanzien van de investeringskredieten dezelfde systematiek gehanteerd als in voorgaande jaren. Dit betekent dat de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het totale niveau van het krediet, rekening houdend met realisatie over meerdere kalenderjaren. Overeenkomstig artikel 13 lid 3 van de financiële verordening Katwijk 2024 wordt de begrotingsrechtmatigheid bij investeringsprojecten beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beoordeeld. Voor een nadere uiteenzetting van de afwijkingen tussen de werkelijke en de geraamde investeringskredieten wordt verwezen naar de toelichting op af te sluiten kredieten.

Binnen het totaal van de geraamde (geautoriseerde) investeringskredieten eind 2024 is de begroting overschreden met een bedrag van € 0,6 miljoen. Dit bedrag is op basis van een interne analyse als acceptabele begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt.

2. Ongeautoriseerde reservemutaties
Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid van reservemutaties
Het uitgangspunt voor reservemutaties is de Kadernota rechtmatigheid 2024, de Financiële verordening gemeente Katwijk en de Nota Reserves en Voorzieningen. De gemeenteraad stelt vooraf alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves vast. Dit gebeurt doorgaans bij besluitvorming over de (meerjaren)begroting, de jaarrekening of tussentijdse begrotingswijzigingen. De daadwerkelijke toevoegingen of onttrekkingen mogen niet hoger uitvallen dan het bedrag dat in de actuele begroting of afzonderlijk raadsbesluit is vastgelegd. De raad kan bij specifieke gevallen beslissen dat toevoegingen of onttrekkingen afhankelijk zijn van bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld incidentele opbrengsten, tarieven , kapitaallasten of dat een overschot of tekort in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht.

In 2024 is geen sprake van ongeautoriseerde reservemutaties.

3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringskredieten en baten
Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Door de raad is in de financiële verordening Katwijk 2024 in artikel 13 lid 6 bepaald dat overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het boekjaar dan wel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende boekjaar. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn toegelicht in hoofdstuk 3.2 Beleidsverantwoording per programma en zijn derhalve niet meegeteld als begrotingsonrechtmatigheden. Onderschrijdingen van investeringskredieten zijn toegelicht in (bijlage) hoofdstuk 7.4 Af te sluiten kredieten en zijn ook niet meegeteld als begrotingsonrechtmatigheden.

Voorwaardencriterium
De onrechtmatigheid met betrekking tot het voorwaardencriterium betreft het proces (Europees) aanbesteden. Uit de uitgevoerde controlewerkzaamheden op het proces aanbesteden blijkt een totale fout waarbij niet is voldaan aan de Europese aanbestedingsregels van € 946.344. Naast die fout is eveneens voor € 1.012.089 aan onduidelijkheden geconstateerd. Een aanzienlijk deel van deze onrechtmatigheden betreft doorlopende onrechtmatigheden uit vorig jaar en uit overeenkomsten die al in eerdere jaren zijn afgesloten. Voor een bedrag van € 695.926 betreft dit acht overeenkomsten die vorig jaar door de verbijzonderde interne controle en de externe accountant als onrechtmatig zijn aangemerkt waarvoor in 2024 nog kosten zijn gemaakt. Er zijn drie nieuwe onrechtmatigheden, met een totale waarde van € 250.419 geconstateerd. Deze onrechtmatigheden betreffen achtereenvolgens:

• Een onrechtmatigheid (€ 92.475) die in 2023 is geconstateerd, waarbij de uitgaven in 2024 voor het eerst de Europese aanbestedingsdrempel overschrijden.
• Twee overeenkomsten (€ 157.944) die in eerdere jaren werden gesloten, waarbij in 2024 de Europese aanbestedingsdrempel werd overschreden en/of (impliciet) verlenging heeft plaatsgevonden.

De rechtmatigheidsfouten die de rapportagegrens van € 100.000 overschrijden betreffen uitgaven voor planmatig beheer waarbij een inhuurovereenkomst is omgezet naar een dienstverleningsovereenkomst (€ 153.875) en een overeenkomst voor het beheer en exploitatie van een culturele accommodatie (€ 195.889). Beide overeenkomsten zijn enkelvoudig gegund met de volgende redenen:

1. de inhuurovereenkomst is omgezet in een dienstverleningsovereenkomst om het vertrek van de zittende projectleider en als gevolg daarvan vertraging in diverse project(en) te voorkomen. Het beheer en exploitatie is enkelvoudig gegund vanwege een faillissement van de vorige beheerder en wordt doorgezet totdat er zekerheid is omtrent de verbouwing van het pand;
2. onduidelijkheid betreft drie overeenkomsten (€ 1.012.089). De aankoop van twee inzamelvoertuigen (€ 733.701) heeft de grootste impact op de onduidelijkheid. Deze aankoop werd Europees aanbesteed, maar de leverancier ging failliet waarna de overeenkomst opnieuw werd afgesloten met de partij die de activa overnam. Voor € 278.388 hebben deze uitgaven net als voorgaand jaar betrekking op kritische ICT-systemen om de organisatie operationeel te houden. De aanbestedingswetgeving is complex, waardoor een zorgvuldige juridische analyse noodzakelijk is. Een analyse door de juridisch adviseur heeft voor deze twee overeenkomsten uitgewezen dat er juridische argumenten zijn waardoor er mogelijk een beroep kan worden gedaan op wettelijke uitzonderingsgronden.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van financiële rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden (bijvoorbeeld gemeentesubsidies, uitkeringen en andere verstrekkingen dan wel het betalen van een te laag bedrag aan belastingen & heffingen aan de gemeente) en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen, gepleegd door burgers en bedrijven van buiten de organisatie. Deze rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit is noodzakelijk om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen en te bestrijden.

Gemeente Katwijk heeft geen (actueel) overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) vastgesteld. Het beleid van de gemeente met betrekking tot het gebruik van het M&O-criterium is vastgelegd in verschillende verordeningen, procedures en processen. Deze regelingen bevatten bepalingen die tot doel hebben het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het voorkomen en bestrijden van misbruik heeft de gemeente beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en bijvoorbeeld sancties. De ervaring leert dat praktijkvoorbeelden van misbruik bij gemeenten doorgaans betrekking op subsidieverstrekkingen en uitkeringen in het sociaal domein. De beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving zijn derhalve geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie. Gemeente Katwijk heeft een risicoanalyse en een (verbijzonderd) intern controleplan opgesteld waarbij is besloten de beheersmaatregelen hierin te integreren.

Voor 2024 is er geen sprake van geconstateerd misbruik van overheidsgelden met een financiële impact groter dan de rapporteringsgrens van € 100.000. De verschillende werkzaamheden en onderzoeken laten zien dat er in 2024 geen sprake is van geconstateerd misbruik van overheidsgelden met een financiële impact groter dan de rapporteringsgrens van € 100.000.