Status invoering gemeente Katwijk
Wat is er in Katwijk in 2024 geregeld rond de Woo?
• In het kader van het verbeteren van de digitale informatiehuishouding zijn in 2024 de netwerkschijven gemigreerd naar SharePoint en zijn deze data te raadplegen via Microsoft Teams. De zoekfunctie is door de migratie verbeterd. Documenten die niet in het zaaksysteem zijn opgenomen zijn beter te vinden. In fase 2 (2025-2026) worden deze data gelabeld zodat we deze data beter kunnen beheren conform archiefwetgeving;
• In 2024 is er verder gewerkt aan het met terugwerkende kracht (vanaf 1 mei 2022) anonimiseren en publiceren van de afgehandelde Woo-verzoeken op OpenKatwijk - Openbare gegevens van de gemeente Katwijk | Katwijk Wet Open Overheid
• In 2024 zijn er 51 Woo-verzoeken door de organisatie ontvangen;
Het aantal, maar met name de omvang, van Woo-verzoeken neemt ieder jaar toe.
Wat was er in Katwijk al geregeld rond de Woo?
• Er is een Woo-contactpersoon aangesteld.
• Naast het schriftelijk indienen van een Woo-verzoek is het ook mogelijk om digitaal een Woo-verzoek in te dienen via een e-formulier op de gemeentelijke website
www.katwijk.nl
• Voor het tijdig afhandelen van Woo-verzoeken heeft Juridische Zaken een intern werkproces afgesproken met de betrokken organisatieonderdelen.
• Op de themawebsite OpenKatwijk worden gefaseerd de informatiecategorieën gepubliceerd. Op dit moment worden er reeds 6 informatiecategorieën actief gepubliceerd. Het gaat om de categorieën: Lokale regelgeving, Organisatiegegevens, Raadsstukken, Bestuursstukken, Beschikkingen en afgehandelde Woo-verzoeken. Deze themawebsite is te raadplegen via OpenKatwijk - Openbare gegevens van de gemeente Katwijk | Katwijk Wet Open Overheid
• Er is een interne Woo-projectgroep, bestaande uit een afvaardiging van Juridische Zaken, Communicatie en Informatie & Automatisering (I&A), die zich bezighoudt met het verder op orde brengen van de informatiehuishouding, het gefaseerd publiceren van de overige informatiecategorieën en het communiceren van de gevolgen van de Woo voor de interne organisatie.
• Er is een interne Woo-communicatiecampagne ‘geWoon transparant’ gehouden voor meer bewustwording onder bestuur, management en medewerkers om alle relevante informatie zorgvuldig vast te leggen in het zaaksysteem.
Ambitieniveau Woo
Het is als organisatie nodig om de ambitie te bepalen op het gebied van openbaarheid. Een heldere ambitie geeft richting aan de implementatie en zorgt ervoor dat alle relevante (interne) stakeholders hetzelfde beeld hebben bij het implementatietraject. Om inzicht te krijgen in de uitgangspositie van de organisatie is het van belang te inventariseren waar de organisatie nu precies staat.
Vervolgens kan met behulp van deze inventarisatie als basis voor de organisatie het ambitieniveau met betrekking tot openbaarheid worden bepaald. Hierin worden vier niveaus onderscheiden:
1. Beneden-basis: de gemeente voldoet niet aan in de Woo gestelde eisen;
2. Basis: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van overheidsstukken uit de informatiecategorieën, opgenomen in artikel 3.3 van de Woo, in de daartoe behorende fase;
3. Medium: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente al een aantal extra stukken actief openbaar waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk is verplicht;
4. Plus: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum conform de Woo (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente ook alle stukken uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. En ook maakt de gemeente stukken openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden.
In april 2022 hebben het college van B&W en de gemeenteraad ingestemd met het ambitieniveau basis voor de Woo (zie BBV 2849102).
Publicatie van de andere Woo-informatiecategorieën
Per 1 november 2024 moesten de eerste vijf categorieën verplicht openbaar gemaakt worden. Op dit moment voldoen wij aan zes categorieën. De andere informatie-categorieën, voor zover van toepassing op de gemeente, worden op termijn in fasen gepubliceerd. Voor de publicatie van deze categorieën wachten we op richtlijnen vanuit de landelijke overheid.