Bijgestaan door onderzoeksbureau KokxDeVoogd heeft de rekenkamer in 2024 onderzoek gedaan naar de doorwerking van de conclusies en aanbevelingen die zijn opgenomen in 10 rekenkameronderzoeken die sinds het jaar 2016 zijn uitgevoerd. Uit dit onderzoek kwam als aanbeveling voor het college naar voren om een formele procedure op te stellen zodat via die wijze geborgd wordt dat aanbevelingen worden geïmplementeerd en de raad over de voortgang wordt geïnformeerd. Het college heeft deze aanbeveling ter harte genomen. Het college zal in het vervolg de openstaande aanbevelingen monitoren en de raad hierover informeren via de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening.
In het rapport is een overall beeld opgenomen van de behandeling en doorwerking van de diverse rekenkamerrapporten. Via een tabel met stoplichtkleuren is aangegeven of er voldoende doorwerking heeft plaatsgevonden op de verschillende onderdelen. Uit deze tabel blijkt dat er nog bij 3 onderzoeken sprake is van openstaande punten. Het gaat om het rapport Digitale Veiligheid, Europese subsidies en Externe Inhuur. Bij Digitale Veiligheid heeft het college 9 van de 9 aanbevelingen overgenomen, van de 9 aanbevelingen zijn er 7 geïmplementeerd en staan er nog 2 open. Voor wat betreft de Europese subsidies is er onderzoek uitgevoerd en zijn er zaken opgestart, ten tijde van het doorwerkingsonderzoek waren de aanbevelingen wel geagendeerd maar nog niet volledig geïmplementeerd. Ten aanzien van het rapport Externe Inhuur zijn door het college 2 van de 4 aanbevelingen overgenomen, tot op het moment van doorwerkingsonderzoek waren deze nog niet geïmplementeerd.
Het college is voornemens om de raad over de voortgang te informeren via onderstaande tabel, waarbij de status van de aanbevelingen / het onderzoek is opgenomen.
| Nr. | Rapport | Aanbeveling | Status | Geïmplementeerd |
|---|---|---|---|---|
|
1a |
Digitale Veiligheid |
Aanbeveling 3: Ten behoeve van een betere en bredere borging van informatiebeveiliging en |
Geconcludeerd kan worden dat het college deze aanbeveling niet meer volledig wil overnemen t.a.v. de term 'in control statement'. Het is wel van belang om de naleving van wet- en regelgeving te borgen. Ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy is daarom het initiatief genomen om een ISMS (information security management system)/PMS (prvivacy management system) aan te schaffen. Hiermee worden clusters 'gedwongen' om periodiek complianceverklaringen af te geven met onderbouwende documentatiebewijzen. Naar verwachting gaat dit helpen om informatiebeveiliging en privacy per cluster/werkproces beter te borgen in de organisatie. Op het moment dat dit werkzaam is, kan op ieder moment een actueel statusoverzicht worden weergegeven, dus ook in relatie met de P&C-cyclus.
|
nee |
|
1b |
Digitale Veiligheid |
Aanbeveling 4: Stel per afdeling een verantwoordelijk medewerker aan voor de |
Per cluster is een contactpersoon benoemd voor privacy. Deze collega fungeert als aanspreekpunt voor de privacy officer en FG. Dit betekent echter nog niet dat daarmee ook de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden volledig door deze contactpersonen worden uitgevoerd. In de praktijk komt het werk vrijwel geheel bij de privacy officer terecht. Dit betreft een aandachtspunt dat intern is gesignaleerd, maar waar nog verder opvolging aan gegeven moet worden. Dit betreft een landelijk vraagstuk. |
nee |
|
2 |
Europese Subsdieprogramma's |
Diverse aanbevelingen |
Gemeente Katwijk heeft samen met de gemeente Leiden en gemeente Alphen een gezamenlijke lobbyist om in Brussel de mogelijkheden voor Europese subsidies te verkennen voor onze gemeenten en subsidieverstrekking te bewerkstelligen. Daarnaast is er in 2024 een subsidiecoördinator gestart. Dit bleek een lastig traject en de vacature is nu weer vacant. Daarom heeft de gemeente nu een adviesbureau ingeschakeld om het proces in beeld te brengen met de verschillende rollen en verantwoordelijkheden daarbij. Dit leidt tot een handboek voor subsidieverwerving. Op basis van deze informatie wordt een nieuw profiel opgesteld voor de vacature van subsidiecoördinator. Daarbij maakt de gemeente inmiddels gebruik van een database op basis waarvan op alle beleidsgebieden van de gemeente de subsidiemogelijkheden te raadplegen zijn, op zowel Europees, Landelijk als Provinciaal / Regionaal niveau. De database geeft o.a. ook inzicht in de voorwaarden, de complexiteit van aanvragen en de kans van slagen. De (gedeeltelijke) tijdelijke subsidiecoördinator van het bureau is betrokken bij het vergroten van het bewustzijn via training en helpt projectleiders / beleidsadviseurs bij het verkennen van de mogelijkheden. Nog voor het zomerreces hopen we de vacature weer ingevuld te hebben met een vaste collega waarbij er voldoende handvatten liggen om de functie op goede wijze te kunnen invullen. |
ja |
|
3a |
Externe Inhuur |
Aanbeveling 2: Geef opdracht aan de ambtelijke organisatie om personeelsbeleid te formuleren |
Dit is uitgevoerd via het vaststellen van de 'Kaders voor Inhuur'. |
ja |
|
3b |
Externe Inhuur |
Aanbeveling 3: Leg meer verantwoording af aan de raad over de opgaven van het |
Dit is uitgevoerd via de jaarlijkse sessie met de raad over de organisatie / personeelsbeleid. Externe inhuur is hier een onderdeel van. In overleg met de raad is gekozen voor een jaarlijkse sessie in plaats van tweejaarlijks. Waarbij de sessie in september 2025 op verzoek van het presidium van de agenda is gehaald en geen doorgang heeft gevonden. Met de nieuwe raad kunnen nieuwe afspraken gemaakt worden over het informeren van de raad over de organisatie en het personeelsbeleid. |
ja |
|
3c |
Externe Inhuur |
Aanbeveling 4: Geef het gesprek over capaciteit en ambitieniveau met het college verder vorm |
Elk jaar wordt bij de behandeling van de VJN, bij het opvoeren van nieuw beleid, en bij de begroting het gesprek met het college gevoerd over de uitdagingen / spanningen die er zijn tussen ambities en capaciteit. Ook met het nieuwe college zal dit gesprek gevoerd worden in het kader van het coalitieakkoord. Dit punt zal altijd een aandachtspunt blijven. In het proces van de 'Nieuwe werkwijze investeringsagenda' is de toets op beschikbare capaciteit een expliciet onderdeel van de uitvoerbaarheidstoets. Maar op breder vlak dient dit onderwerp blijvende aandacht te krijgen waarbij voornamelijk aan de hand van de normale P&C-cyclus dit gesprek gevoerd kan worden. In college/raadsvoorstellen is de capaciteit een onderdeel van de paragraaf middelen indien een voorstel extra capaciteit met zich meebrengt. |
ja |
|
3c |
Externe Inhuur |
Aanbeveling 5: Ga verder met de inzet op verminderen van externe inhuur zoals afgesproken dit |
De organisatie is gebaat bij structurele bezetting door vaste medewerkers. Naast kennisborging is ook de Wet DBA een belangrijke motivatie om in te zetten op de invulling van vacatures door vaste medewerkers. |
ja |
In 2025 is ook een rekenkameronderzoek uitgevoerd naar het begrotingsproces. De uitkomsten zijn in februari 2026 in de raad behandeld. Ook is een onderzoek uitgevoerd naar het beheer en onderhoud van de fysieke infrastructuur. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting 2027 zullen wij de status van de aanbevelingen uit deze onderzoeken toevoegen aan bovenstaande tabel. Op deze wijze geven wij vorm aan de periodieke monitoring en informatieverstrekking aan de raad over de openstaande aanbevelingen uit rekenkamer onderzoeken.