Wat is er in Katwijk in 2025 geregeld rond de Woo?
• De formatie voor de administratieve ondersteuning voor de Woo is geregeld.
• Het vertrek van de Woo-contactpersoon/coördinator in 2025 is opgevangen door het aantrekken van een nieuwe collega.
• Het met terugwerkende kracht (vanaf 1 mei 2022 tot heden) anonimiseren en publiceren van de afgehandelde Woo-verzoeken op OpenKatwijk - Openbare gegevens van de gemeente Katwijk | Katwijk Wet Open Overheid is bijna gereed.
• In 2025 zijn er 63 Woo-verzoeken door de organisatie in behandeling genomen. In het jaar 2024 waren dat nog 51 Woo-verzoeken. Het aantal Woo-verzoeken neemt jaarlijks toe.
Het afgelopen jaar is er binnen de organisatie steeds meer een toenemende bewustwording zichtbaar omtrent het belang van een zorgvuldig en tijdig doorlopen Woo‑proces. Deze ontwikkeling draagt bij aan het vaker behalen van de wettelijke termijnen zoals vastgelegd in de Woo. Daarnaast groeit het aantal rechterlijke uitspraken op dit terrein. De jurisprudentie biedt aanvullende kaders en verduidelijking, hetgeen leidt tot verdere professionalisering en kwaliteitsverbetering van de op te stellen Woo‑besluiten.
Wat was er in Katwijk al geregeld rond de Woo?
• Er is een Woo-contactpersoon/coördinator aangesteld.
• Naast het schriftelijk indienen van een Woo-verzoek is het ook mogelijk om digitaal een Woo-verzoek in te dienen via een e-formulier op de gemeentelijke website www.katwijk.nl
• Voor het tijdig afhandelen van Woo-verzoeken heeft Juridische Zaken een intern werkproces afgesproken met de betrokken organisatieonderdelen.
• Op de themawebsite OpenKatwijk worden gefaseerd de informatiecategorieën gepubliceerd. Op dit moment worden er reeds 6 informatiecategorieën actief gepubliceerd. Het gaat om de categorieën: Lokale regelgeving, Organisatiegegevens, Raadsstukken, Bestuursstukken, Beschikkingen en afgehandelde Woo-verzoeken. Deze themawebsite is te raadplegen via OpenKatwijk - Openbare gegevens van de gemeente Katwijk | Katwijk Wet Open Overheid
• Er is een interne Woo-projectgroep, bestaande uit een afvaardiging van Juridische Zaken en Informatie & Automatisering (I&A), die zich structureel bezighoudt met het verder op orde brengen van de informatiehuishouding, het gefaseerd publiceren van de overige informatiecategorieën, het communiceren van de gevolgen van de Woo voor de interne organisatie en het gebruik van de anonimiseringstool.
• Er is een interne Woo-communicatiecampagne ‘geWoon transparant’ gehouden voor meer bewustwording onder bestuur, management en medewerkers om alle relevante informatie zorgvuldig vast te leggen in het zaaksysteem.
• In het kader van het verbeteren van de digitale informatiehuishouding zijn in 2024 de netwerkschijven gemigreerd naar SharePoint en zijn deze data te raadplegen via Microsoft Teams. De zoekfunctie is door de migratie verbeterd. Documenten die niet in het zaaksysteem zijn opgenomen zijn beter te vinden. In fase 2 (2026) worden deze data gelabeld zodat we deze data beter kunnen beheren conform archiefwetgeving.
Ambitieniveau Woo
Het is als organisatie nodig om de ambitie te bepalen op het gebied van openbaarheid. Een heldere ambitie geeft richting aan de implementatie en zorgt ervoor dat alle relevante (interne) belanghebbenden hetzelfde beeld hebben bij het implementatietraject. Om inzicht te krijgen in de uitgangspositie van de organisatie is het van belang te inventariseren waar de organisatie nu precies staat.
Vervolgens kan met behulp van deze inventarisatie als basis voor de organisatie het ambitieniveau met betrekking tot openbaarheid worden bepaald. Hierin worden vier niveaus onderscheiden:
1. Beneden-basis: de gemeente voldoet niet aan in de Woo gestelde eisen;
2. Basis: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van overheidsstukken uit de informatiecategorieën, opgenomen in artikel 3.3 van de Woo, in de daartoe behorende fase;
3. Medium: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente al een aantal extra stukken actief openbaar waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk is verplicht;
4. Plus: De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum conform de Woo (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente ook alle stukken uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. En ook maakt de gemeente stukken openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden.
In april 2022 hebben het college van B&W en de gemeenteraad ingestemd met het ambitieniveau basis voor de Woo (zie BBV 2849102).
Publicatie van de andere Woo-informatiecategorieën
Per 1 november 2024 moesten de eerste vijf categorieën verplicht openbaar gemaakt worden. Op dit moment voldoen wij aan zes categorieën. De andere informatie-categorieën, voor zover van toepassing op de gemeente, worden op termijn in fasen gepubliceerd. Voor de publicatie van deze categorieën wachten we op richtlijnen vanuit de landelijke overheid.