Toelichting rechtmatigheidsverantwoording 2025
Het college legt vanaf het verslagjaar 2023 expliciet verantwoording af over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Dit gebeurt in de vorm van een verplicht voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening (artikel 58b BBV). In de rechtmatigheidsverantwoording wordt over financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen (SiSa) op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet gerapporteerd. De financiële rechtmatigheid betreft de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met relevante wettelijke voorschriften, waaronder mede begrepen gemeentelijke verordeningen. De rechtmatigheidsverantwoording bevat een overzicht van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid en omvat het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt beoogd de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren door vast te stellen dat de financiële beheershandelingen - met een bepaalde mate van zekerheid - binnen de kaders van de voor Katwijk relevante externe en interne wet- en regelgeving hebben plaatsgevonden.
Op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV en de gemaakte afspraken met de gemeenteraad (o.a. Financiële verordening gemeente Katwijk 2025) neemt het college in de paragraaf Bedrijfsvoering aanvullende informatie op over de financiële rechtmatigheid. Het college beschrijft in deze paragraaf op basis van artikel 14 BBV welke acties en/of (beheers)maatregelen zijn of worden ondernomen om de vermelde (niet-acceptabele) individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden met betrekking tot de financiële rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst op te lossen of te voorkomen.
Verantwoordings- en rapportagegrens financiële rechtmatigheid
In de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Hierin heeft het college aangegeven dat het van oordeel is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college hanteert een grensbedrag waarboven het college rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording dient op te nemen. Deze verantwoordingsgrens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt met ingang van 2025 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan reserves en is daarmee vastgesteld op € 4,970 miljoen.
De rapportagegrens is het grensbedrag waarboven de gevonden (niet-acceptabele) individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden met betrekking tot de financiële rechtmatigheid nader worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering en is door gemeenteraad vastgesteld op € 100.000.
Onderstaand wordt per criterium van de financiële rechtmatigheid een toelichting gegeven.
1. Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium één van de toetsingscriteria. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de financiële verordening.
Hierna worden deze categorieën begrotingsonrechtmatigheden toegelicht.
1a. Overschrijdingen lasten (budgetten)
Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere overschrijding van de begroting als financieel onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de financiële verordening Katwijk 2025 in artikel 13 lid 4 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als ‘acceptabel’ worden geduid. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of afzonderlijk raadsbesluit en/of de raad is tijdig geïnformeerd over de verwachte overschrijding (bijv. door middel van een raadsinformatiebrief).
4. De overschrijding past binnen het bestaande beleid van de raad en is toereikend toegelicht in de jaarstukken.
Het uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. In artikel 3 lid 4 van de financiële verordening Katwijk 2025 is opgenomen dat het college de raad informeert over begrotingsafwijkingen van lasten op deelprogrammaniveau van minimaal € 75.000. Het totaal aan begrotingsoverschrijdingen van lasten op de deelprogramma’s (inclusief salarislasten) kleiner dan € 75.000 bedraagt afgerond € 101.000 en is in overeenstemming met de financiële verordening als acceptabel aangemerkt.
Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid personeelslasten
De personeelsbegroting is onderdeel van de programmabegroting en is tevens onderdeel van de begroting op (deel)programmaniveau. Conform voorgaande jaren wordt ten aanzien van de personeelslasten dezelfde systematiek gehanteerd als in voorgaande jaren. Dit betekent dat de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het totale niveau van de personeelslasten in de jaarrekening ten opzichte van de geraamde (geautoriseerde) personeelslasten. Overeenkomstig artikel 13 lid 7 van de financiële verordening Katwijk 2025 wordt een overschrijding van personeelslasten op deelprogrammaniveau passend binnen het totaal van de personeelsbegroting als rechtmatig beschouwd. Voor een nadere uiteenzetting van de afwijkingen tussen de werkelijke personele lasten en de geraamde personele lasten wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Hieruit blijkt dat het totaal van de geraamde (geautoriseerde) personeelslasten is overschreden met een bedrag van € 510.000. Dit bedrag is op basis van een interne analyse als acceptabele begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt.
Uit de interne analyse blijkt dat de begrotingsoverschrijdingen van de lasten op deelprogrammaniveau zijn te classificeren onder de ‘acceptabele’ begrotingsonrechtmatigheden. Er is voor 2025 derhalve geen sprake van ‘niet-acceptabele’ begrotingsoverschrijdingen van lasten op deelprogrammaniveau individueel groter dan de rapportagegrens van € 100.000 die in deze paragraaf nader inhoudelijk moeten worden toegelicht.
1b. Overschrijdingen investeringskredieten
Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid investeringskredieten
De investeringskredieten zijn onderdeel van de door de raad vastgestelde programmabegroting. Conform voorgaande jaren wordt ten aanzien van de investeringskredieten dezelfde systematiek gehanteerd als in voorgaande jaren. Dit betekent dat de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het totale niveau van het investeringskrediet, rekening houdend met realisatie over meerdere kalenderjaren. Overeenkomstig artikel 13 lid 3 van de financiële verordening Katwijk 2025 wordt de begrotingsrechtmatigheid bij investeringsprojecten beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beoordeeld. Voor een nadere uiteenzetting van de afwijkingen tussen de werkelijke en de geraamde investeringskredieten wordt verwezen naar de toelichting op af te sluiten kredieten.
Eind 2025 zijn de geraamde (geautoriseerde) investeringskredieten overschreden met een totaalbedrag van € 992.000. Dit bedrag is op basis van een interne analyse als acceptabele begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt.
1c. Ongeautoriseerde reservemutaties
Uitgangspunt voor de begrotingsrechtmatigheid van reservemutaties
Het uitgangspunt voor reservemutaties is de Kadernota rechtmatigheid 2025, de Financiële verordening gemeente Katwijk en de Nota Reserves en Voorzieningen. De gemeenteraad stelt vooraf alle toevoegingen en onttrekkingen aan reserves vast. Dit gebeurt doorgaans bij besluitvorming over de (meerjaren)begroting, de jaarrekening of tussentijdse begrotingswijzigingen. De daadwerkelijke toevoegingen of onttrekkingen mogen niet hoger uitvallen dan het bedrag dat in de actuele begroting of afzonderlijk raadsbesluit is vastgelegd. De raad kan bij specifieke gevallen beslissen dat toevoegingen of onttrekkingen afhankelijk zijn van bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld incidentele opbrengsten, tarieven , kapitaallasten of dat een overschot of tekort in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht.
In 2025 is geen sprake van onrechtmatige (ongeautoriseerde) reservemutaties.
1d. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringskredieten en baten
Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Door de raad is in de financiële verordening Katwijk 2025 in artikel 13 lid 6 bepaald dat overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of raadsinformatiebrief danwel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende boekjaar. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn toegelicht in de Beleidsverantwoording per programma en zijn derhalve niet meegeteld als begrotingsonrechtmatigheden. Onderschrijdingen van investeringskredieten zijn toegelicht in de Kredietrapportage en zijn ook niet meegeteld als begrotingsonrechtmatigheden.
2. Voorwaardencriterium
De onrechtmatigheid met betrekking tot het voorwaardencriterium betreft het proces (Europees) aanbesteden. Uit de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden op het proces (Europees) aanbesteden blijkt een totale rechtmatigheidsfout (onrechtmatige uitgaven) in 2025 als gevolg van het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels van € 1.151.000. Naast die fout is eveneens voor € 487.000 aan rechtmatigheidsonduidelijkheden geconstateerd in 2025.
De totale rechtmatigheidsfout van € 1.151.000 komt voort uit twaalf onrechtmatig aanbestede inkoopovereenkomsten. Zeven van deze inkoopovereenkomsten met een totaalbedrag aan rechtmatigheidsfouten van € 548.000, betreffen ‘doorlopende’ onrechtmatigheden. Deze zeven inkoopovereenkomsten zijn vorig jaar door de verbijzonderde interne controle en de externe accountant als onrechtmatig aangemerkt, maar de uitgaven zijn in 2025 doorgelopen zonder opnieuw Europees aan te besteden. De vijf nieuw geconstateerde onrechtmatigheden hebben een totale waarde (rechtmatigheidsfout) van € 604.000. Van deze vijf nieuwe onrechtmatigheden waren drie inkoopdossiers, bij de voorgaande controle op de (Europese) aanbestedingen als risicodossier aangemerkt. Dit heeft in deze drie gevallen een overschrijding van de Europese aanbestedingsdrempel en daardoor onrechtmatige uitgaven in 2025 voor een totaalbedrag van € 404.000 niet kunnen voorkomen.
De drie nieuwe onrechtmatigheden in 2025, die bij de voorgaande controle op de (Europese) aanbestedingen als risicodossier waren aangemerkt, zijn hieronder beschreven:
• Twee onrechtmatigheden (€ 295.000) betreffen inhuurovereenkomsten, die enkelvoudig zijn aanbesteed. Er is in 2025 geprobeerd om de onrechtmatigheden te voorkomen, maar doordat het werven van personeel en het aanbesteden van inhuurkrachten mislukten, is er doorgegaan met de enkelvoudig aanbestede contracten. Inmiddels zijn deze opdrachten op de juiste manier aanbesteed via de DAS en door het in dienst nemen van vast personeel.
• De derde onrechtmatigheid (€ 109.000) is een overeenkomst die eind 2024 opnieuw voor maximaal twee jaar werd afgesloten, met een crediteur waarmee ook in de periode daarvoor een overeenkomst voor twee jaar was afgesloten. De eerste periode betrof een pilotfase, waarin ook duidelijk is geworden dat de uitgaven boven de Europese aanbestedingsdrempel uitkomen wanneer de dienstverlening voortgezet zou worden. Een nieuwe overeenkomst had dus Europees aanbesteed moeten worden. De overeenkomst is per 31-12-2025 beëindigd en in 2026 zal een nieuwe Europees aanbestede overeenkomst starten.
De twee nieuwe onrechtmatigheden in 2025, die bij de voorgaande controle op de (Europese) aanbestedingen niet als risicodossier waren aangemerkt, hebben een totale waarde (rechtmatigheidsfout) van € 200.000. Beide onrechtmatigheden zijn hieronder beschreven:
• Een enkelvoudig aanbestede overeenkomst is na een eerdere looptijd van drie jaar opnieuw voor een jaar gegund na een enkelvoudige aanbesteding. Inkoop en de budgethouder zijn er onterecht vanuit gegaan dat het budget niet meerjarig vastlag en er jaarlijks een beslissing genomen moest worden over het beschikbare budget, waardoor er niet Europees aanbesteed kon worden. Er is echter een raadsbesluit uit 2022 waarin jaarlijks een bedrag beschikbaar wordt gesteld voor de bewuste opdracht.
• Eind 2024 is een dienstverleningsovereenkomst aangegaan voor een bedrag van € 80.000. De opdracht is (meerdere keren) verlengd en er zijn verplichtingen vastgelegd voor 2026 waardoor de Europese aanbestedingsdrempel wordt overschreden. De omvang en mogelijke oplossingen van het probleem waren aan het begin van de opdracht niet duidelijk, waardoor de overschrijding heeft kunnen plaatsvinden.
Van de zeven inkoopovereenkomsten met 'doorlopende’ onrechtmatigheden is er één inkoopdossier waarbij de onrechtmatige uitgaven in 2025 ten bedrage van € 101.000 de rapportagegrens van € 100.000 overschrijden. Het betreft enkelvoudig gegunde opdrachten aan een crediteur voor het verhelpen van technische storingen, die gezamenlijk de Europese aanbestedingsdrempel overschrijden. Het verhelpen van deze technische storingen heeft vaak spoed, waardoor een crediteur uit de omgeving van de gemeente Katwijk is ingezet. Een nieuwe Europese aanbesteding is inmiddels in gang gezet.
Volgens de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV is er sprake van een rechtmatigheidsonduidelijkheid wanneer niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld of een financiële beheershandeling in overeenstemming met wet- en regelgeving, verordeningen of de begroting is uitgevoerd, zonder dat vastgesteld kan worden dát deze onrechtmatig is. De geconstateerde rechtmatigheidsonduidelijkheid van in totaal € 487.000 heeft betrekking op twee inkoopovereenkomsten:
1. De aankoop van een inzamelvoertuig (€ 320.000). Er is een tweede inzamelvoertuig geleverd onder een inkoopovereenkomst, waarbij de aanbesteding niet duidelijk is geweest qua aantal af te nemen inzamelvoertuigen. De aanbesteding lijkt voor één achterlader te zijn gedaan, maar de interpretatie van Inkoop is dat er onbeperkt achterladers afgenomen kunnen worden binnen de looptijd van de inkoopovereenkomst. Gelet op het feit dat de inkoopovereenkomst een looptijd heeft en dat de prijsopgaaf is gedaan op basis van een fictief aantal, kan hieruit worden afgeleid dat het wel de intentie is geweest om deze inkoopovereenkomst als een raamovereenkomst aan te merken, waarbinnen inkoopopdrachten kunnen worden verstrekt. Echter dit is niet op deze wijze in de aanbestedingsleidraad opgenomen en dit blijkt eveneens niet uit de Nota van Inlichtingen of uit de inkoopovereenkomst.
2. Voor een bedrag aan uitgaven in 2025 van € 167.000 heeft de rechtmatigheidsonduidelijkheid evenals voorgaand jaar betrekking op een inkoopovereenkomst voor een kritisch ICT-systeem om de organisatie operationeel te houden. De aanbestedingswetgeving is complex, waardoor een zorgvuldige juridische analyse noodzakelijk is. Een analyse door de juridisch adviseur heeft voor deze inkoopovereenkomst uitgewezen dat er juridische argumenten zijn waardoor er mogelijk een beroep kan worden gedaan op wettelijke uitzonderingsgronden.
3. Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van financiële rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden (bijvoorbeeld gemeentesubsidies, sociale uitkeringen en andere verstrekkingen dan wel het betalen van een te laag bedrag aan belastingen & heffingen aan de gemeente) en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen, gepleegd door burgers en bedrijven van buiten de organisatie. Deze rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit is noodzakelijk om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen en te bestrijden.
Gemeente Katwijk heeft geen (actueel) overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) vastgesteld. Het beleid van de gemeente met betrekking tot het gebruik van het M&O-criterium is vastgelegd in verschillende verordeningen, procedures en processen. Deze regelingen bevatten bepalingen die tot doel hebben het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het voorkomen en bestrijden van misbruik heeft de gemeente beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en bijvoorbeeld sancties. De ervaring leert dat praktijkvoorbeelden van misbruik bij gemeenten doorgaans betrekking hebben op subsidieverstrekkingen en uitkeringen in het sociaal domein. De beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving zijn derhalve geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie. Gemeente Katwijk heeft een risicoanalyse en een (verbijzonderd) intern controleplan opgesteld waarbij is besloten de beheersmaatregelen hierin te integreren.
De verschillende werkzaamheden en onderzoeken laten zien dat er in 2025 geen sprake is van geconstateerd misbruik van overheidsgelden met een financiële impact groter dan de rapporteringsgrens van € 100.000.