Digitale informatiehuishouding verder op orde
Om het openbaar maken van informatie volgens de Woo te realiseren moeten we de interne digitale informatiehuishouding verder op orde brengen. In 2023 zijn we gestart met de ontwikkeling van het werkplekconcept en het optimaal benutten van de functionaliteiten van Microsoft 365 (MS365).
MS365 biedt toegang tot de bekende Office-apps zoals Word, Excel en PowerPoint. De kracht van MS365 is dat het deze applicaties combineert met cloudopslag en andere productiviteitsdiensten, zoals OneDrive (persoonlijke bestanden), Teams (vergaderen en samenwerken) en SharePoint (bestanden van afdeling/team). Het is ontworpen om de samenwerking (intern- en extern) en de productiviteit te verbeteren.
In 2025 hebben we alle data van de netwerkschijven verplaatst naar MS365. Anders dan bij gebruik van de netwerkschijven hebben we met MS365 goede mogelijkheden om onze digitale informatie te archiveren. In 2026 gaan we de data in MS365 labelen, zodat we deze beter kunnen beheren. Hiermee komen we tegemoet aan de eisen van de Archiefwet en de Woo.
Afgehandelde Woo-verzoeken met terugwerkende kracht publiceren
In 2024 zijn we begonnen met het met terugwerkende kracht publiceren van de afgehandelde Woo-verzoeken op OpenKatwijk. Op dit moment zijn de afgehandelde Woo-verzoeken van 2022 en 2023 op deze website te raadplegen. De verwachting is dat in 2026 alle afgehandelde Woo-verzoeken vanaf 1 mei 2022 tot heden online raadpleegbaar zijn.
Extra formatie in het kader van de Woo
Tussen 1 mei 2022 en nu is het aantal inkomende Woo-verzoeken gestaag toegenomen. In het bijzonder merken we dat de omvang en complexiteit van de Woo-verzoeken toeneemt. Dit leidt tot een verhoogde werkdruk bij de medewerkers van de clusters/units die bij de afhandeling betrokken zijn en bij de Woo-coördinator van de unit Inkoop en Juridische Zaken. De gemeente moet alle verzoeken echter tijdig en correct afhandelen.
Om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke eisen en om de organisatie te ontlasten bij de uitvoering van de Woo, stellen we daarom voor om de formatie uit te breiden met een administratief ondersteunend Woo-medewerker. Het gaat hier om een nieuwe functie van 36 uur per week die wordt onderverdeeld in twee parttime functies, naar verwachting 18 uur voor een senior medewerker en 18 uur voor een junior medewerker.