Doelen/ambities voor 2025
Verder op orde brengen digitale informatiehuishouding
Het verder op orde brengen van de interne digitale informatiehuishouding is een essentiële randvoorwaarde van de Woo voor het actief openbaar maken van informatie. In 2024 is de organisatie gestart met de ontwikkeling van het werkplekconcept en het optimaal benutten van de functionaliteiten van Microsoft 365 (MS365). MS365 biedt toegang tot de bekende Office-apps zoals Word, Excel en PowerPoint.
De kracht van MS365 is dat het deze bekende applicaties combineert met cloudopslag en andere productiviteitsdiensten, zoals OneDrive (persoonlijke bestanden), Teams (vergaderen en samenwerken) en SharePoint (bestanden van afdeling/team). Het is ontworpen om de (interne en externe) samenwerking en de productiviteit te verbeteren.
In 2025 verplaatsen we alle data op de netwerkschijven naar MS365. In MS365 gaan we de data labelen, zodat we die beter conform archiefwetgeving kunnen beheren. Hiermee kunnen we onder andere voldoen aan de privacy-, security- en Woo-doelstellingen. Voor de Woo betekent dit concreet:
- het creëren van zoekfuncties waardoor we Woo-documenten beter en sneller kunnen terugvinden;
- het indexeren en labelen van documenten;
- het maken van gedetailleerde rapportages wat het vinden van informatie vergemakkelijkt.
Met terugwerkende kracht publiceren van de afgehandelde Woo-verzoeken
In 2024 zijn we gestart met het publiceren van de afgehandelde Woo-verzoeken op
OpenKatwijk. Op dit moment zijn daar de afgehandelde Woo-verzoeken van 2022 te raadplegen. Naar verwachting zijn in 2025 alle afgehandelde Woo-verzoeken van 1 mei 2022 tot heden online te raadplegen.
Financiële middelen
Het Rijk heeft middelen aan de gemeente toegekend voor de uitvoering van de Woo. We zetten deze middelen in 2025 in voor:
- de ambtelijke uren die in de projectgroep worden besteed aan de Woo;
- de kosten voor inhuur om met terugwerkende kracht (2022 tot heden) de afgehandelde Woo-verzoeken te publiceren op de themawebsite OpenKatwijk;
- structurele interne communicatie rond de Woo;
- het verder op orde brengen van de (digitale) informatiehuishouding;
- de kosten voor de themawebsite OpenKatwijk;
- de kosten voor Djuma OpenInfo (applicatie waarmee we vanuit het zaaksysteem digitale documenten op OpenKatwijk publiceren).
In de Najaarsbestuursrapportage 2021 is structureel budget beschikbaar gesteld voor de Woo. Voor 2025 en 2026 is jaarlijks € 198.000 budget beschikbaar. Vanaf 2027 is het budget structureel € 118.000.
De belangrijkste kosten voor 2025:
|
Wat willen we bereiken? |
Wat gaan we daarvoor doen? |
Verwachte kosten |
|---|---|---|
|
Verder op orde brengen van de digitale informatie-huishouding |
Verder inrichten en implementeren MS365 |
€ 80.000 |
|
Verder op orde brengen van de digitale informatie-huishouding |
Bouwen van e-formulieren die zonder menselijke handelingen direct in het zaaksysteem landen |
€ 20.000 |
|
Voldoen aan de publicatie-eisen van de Woo |
Afgehandelde Woo-verzoeken 2022-2024 met terugwerkende kracht publiceren op OpenKatwijk
|
€ 25.000 |
|
Duidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor de uitvoering Woo bij betrokken medewerkers |
Vervolg communicatietraject 'geWoon transparant' |
€ 5.000 |
|
Jaarlijkse kosten voor Djuma OpenInfo |
Vanuit zaaksysteem diverse Woo-informatiecategorieën Woo publiceren op OpenKatwijk |
€ 30.000 |
|
Overige kosten voor de Woo |
Diverse kosten, waaronder ambtelijke uren, kosten themawebsite OpenKatwijk |
€ 38.000 |
|
Totaal |
|
€ 198.000 |